Contoh Surat Undangan Rapat Terbaru

FreeZone88 – Salah satu kegiatan administrasi yang didalamnya terkait dengan aktivitas perkantoran, adalah surat menyurat. Dalam surat menyurat biasanya terdapat informasi dan pernyataan perjanjian. Surat memiliki banyak macam dengan tata cara penulisan yang berbeda-beda. Salah satu bentuk surat yang akan dibahas dalam tulisan ini adalah, surat undangan rapat.

Surat undangan rapat merupakan salah satu dokumen resmi yang biasanya dibuat oleh perusahaan, lembaga, atau organisasi, yang ditujukan kepada seseorang atau kelompok untuk menghadiri rapat. Adapun pihak yang diundang untuk menghadiri rapat bisa berasal dari seseorang maupun lembaga atau instansi, bertujuan untuk membahas hal-hal yang dianggap penting bagi ruang lingkup tempat diedarkan surat undangan tersebut.

Tata Cara Penulisan Surat Undangan Rapat

Mengingat pentingnya surat undangan rapat ini, maka tata cara penulisannyapun harus diperhatikan dengan teliti. Hal ini untuk menghindari kesalahpahaman bagi pihak penerima undangan rapat tersebut. Adapun bagian-bagian yang perlu diperhatikan dalam penulisan surat undangan rapat antara lain :

1. Kop Surat, Harus berisikan identitas perusahaan/instansi/organisasi. Setidaknya harus berisikan nama instansi, alamat, nomor telepon, serta email aktiv.
2. Nama kota dan tanggal surat, Nama kota dan tanggal surat ditulis pada bagian kanan atas setelah kop surat.
3. Nomor surat, dimana nomor surat yang dikeluarkan perusahaan atau lembaga bertujuan sebagai arsip dalam pembuatan surat resmi, yang dituliskan disebelah kiri surat.
4. Lampiran, bertujuan untuk memberi tahu penerima ada atau tidaknya surat yang turut dilampirkan sebagai keterangan lanjutan.
5. Perihal, berfungsi untuk memudahkan penerima untuk mengetahui pokok-pokok atau topik yang akan dibahas dalam rapat.
6. Pihak penerima surat, pihak penerima surat adalah pihak yang dituju dan menerangkan nama lengkap dan jabatan pihak penerima surat, jika perlu tuliskan pula alamat singkatnya.
7. Salam pembuka, dalam penulisan surat-menyurat harus diawali dengan salam pembuka, untuk mengawali surat dapat dituliskan dengan kata-kata : Dengan Hormat, Assalamualaikum, dan lain sebagainya.
8. Isi surat, merupakan hal terpenting dalam penulisan surat undangan rapat, yang mana isi surat memberikan penjelasan tentang pokok bahasan, maksud dan tujuan diadakannya sebuah rapat, waktu dan tempat berlangsungnya rapat, dan apa-apa saja yang wajib dibawa dan dipersiapkan ketika rapat.
9. Salam penutup, selain isi surat, salam penutup juga menjadi bagian yang wajib ada dalam surat undangan rapat. Di bagian penutup ini penulis harus menyampaikan terima kasih, dan dapat juga dituliskan harapan agar tamu undangan tersebut hadir dalam rapat sesuai dengan waktu yang telah dituliskan dalam undangan.
10. Keterangan pengirim surat, ini merupakan bagian paling akhir dalam surat undangan rapat, yang berisi jabatan, tanda tangan. Stempel, serta nama lengkap pihak pengirim.

Pembuatan surat undangan rapat harus lebih teliti dan memperhatikan isi, waktu, dan lokasi rapat akan dilaksanakan. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat dari beberapa contoh surat undangan berikut ini.

Download Disini Undangan Rapat

Penutup

Demikianlah penjelasan dan beberapa contoh surat undangan rapat. Semoga pembahasan tentang contoh surat undangan rapat ini dapat bermanfaat.